Leistungsmodelle als neue Standards für Planungsaufträge

Interview mit Univ.-Prof. DI Hans Lechner

Universitätsprofessor DI Hans Lechner hat in den vergangenen Jahren zwei Großprojekte geleitet, die neue Standards für Entwicklung, Ausschreibung und Vergabe von Planungs- und Bauaufträgen setzen. Gemeinsam mit erfahrenen öffentlichen AuftraggeberInnen, VertreterInnen der ZiviltechnikerInnenkammer und VergabejuristInnen wurden unter seiner Leitung zwei Standardwerke erarbeitet, die die Abwicklung von Bauprojekten in einen einfach handhabbaren, im Detail und mit Praxisbezug durchdachten, rechtssicheren Rahmen betten.

Diese beiden Standardwerke schaffen einen Rahmen sowohl für die Gliederung und Vertragsgestaltung aller gängigen Planungsleistungen als auch für die Abwicklung von Vergabeverfahren.

Die sogenannten „LM.VM – Leistungsmodelle – Vergütungsmodelle“ definieren exakt die Aufgaben jeder gängigen Planungsleistung, die Schnittstellen zwischen den PlanerInnen und können sowohl für die Vertragsgestaltung als auch für die Kostenermittlung direkt in die Praxis übernommen werden.

Die „Vergabemodelle“ bieten Mustervorlagen für alle gesetzlich erlaubten Formen von öffentlichen Auftragsvergabeverfahren und berücksichtigen mit Erscheinen den aktuellen Stand der EU-Vergaberechtsbestimmungen und des Bundesvergabegesetzes. Vor allem Kommunen und öffentliche AuftraggeberInnen profitieren von diesen Standardwerken.

Wie kann man als öffentlicher Auftraggeber rechtssicher mit den bestehenden gesetzlichen Rahmenbedingungen für Auftragsvergaben umgehen?

LECHNER
Dieses eine Gesetz, das lediglich für die Mitteilung der Auftragsvergabe geschaffen wurde, umfasst mittlerweile rund 400 Seiten. Zum Vergleich: Der von uns verfasste Leitfaden, der die wesentlichen Bereiche für die geistigen Dienstleistungen heraushebt, hat auch nur 400 Seiten.

Wir bewegen uns hier im Bereich einer umfangreichen Sekundärliteratur und einer relativ komplexen Darstellung. Ein Bürgermeister einer kleinen Gemeinde, der in großen Abständen Vergaben dieser Art vornimmt, muss aufgrund seiner Tätigkeit wissen, dass er als öffentlicher Auftraggeber dem Bundesvergabegesetz unterliegt. Um deshalb keine Fehler im Sinne der öffentlichen Verwaltung zu begehen, ist der Bürgermeister zur Einhaltung formalisierter Verfahren verpflichtet.

Welche Vorteile bieten dabei die von der TU-Wien ausgearbeiteten Leistungs- und Vergabemodelle?

LECHNER
Der Vorteil ist, alles auf einen Nenner zu bringen. Tatsache ist, dass sich das Vergaberecht sehr stark ausgebreitet hat. Die Vergabe der geistigen Dienstleistungen stellt eine zentrale Thematik dar, da der Dienstleister anschließend für den Bürgermeister die weiteren materiellen Vergaben, die im Zuge des Bauprojektes notwendig sind, abwickelt.

Die primäre Anforderung an den Gesuchten ist klarerweise die, dass er das Vergaberecht insofern beherrscht, dass er die Folgen des zugesprochenen, kleinen Auftrags auch umsetzen kann. Zudem sollte er in Lage sein im weiteren Verfahren so abzuwickeln, dass es zu keinen Einsprüchen und „Hoppalas“ kommt.

Wenn man sich für ein konkretes Verfahren entschieden hat. Was sind die wesentlichen Vorteile, wenn man mit den Vergabemodellen arbeitet?

LECHNER
Für die diversen großen oder kleinen, gestaltungsorientierten oder ingenieurorientierten Projekte existieren unterschiedliche Verfahren zur Abwicklung. Diese Verfahren sind aus dem Bundesvergabegesetz extrahiert und handhabbar, in der Dimension von je einem kleinen Heft mit Musterbeispielen, zusammengefasst.

Gedacht ist dieser Leitfaden für eher wenig routinierte Auftraggeber. Anhand dieses Buches können sie – oft mit der Beratung von Ingenieuren und Architekten – das richtige Verfahren auswählen. Da wir auch Wordfiles zur Verfügung stellen, kann das Verfahren individuell an jeden Fall anpasst und so auf einer gesicherten Basis abwickelt werden. Diese Sicherheit entsteht vor allem dadurch, dass die Erfahrungen aus zahlreichen Verfahren in dem Leitfaden verarbeitet wurden und daraus abgeleitet die Do’s and Dont’s sowie vergaberechtliche Pro und Contra Situationen ausargumentiert und in Papierform dargestellt wurden.

Was ist der zentrale Vorteil?

LECHNER
Der wesentliche Vorteil liegt darin, dass die trockenen Paragraphen des Bundesvergabegesetzes bereits als anwendungsfähige Texte zur Verfügung stehen. Diese hat ein Team vorgeschrieben, das deutlich mehr als 200 Wettbewerbe und über dreitausend Verfahren abgewickelt hat.
Das Team besteht aus dem Rechtsanwalt Dr. Fink, der in seiner ersten Dienststelle vor über 20 Jahren im alten Bundesvergabeamt als Referent begonnen hat. Wir haben gemeinsam über 200 und vermutlich allein in meinem Büro über 500 Ingenieurvergaben abgewickelt. Die sind im Leitfaden in Summe mit den jeweils gebrauchstüchtigen Formulierungen niedergeschrieben.

Was beschreiben die Leistungsmodelle genau?

LECHNER
Leistungsmodelle sind textliche Beschreibungen für durchschnittliche Projekte. Die Leistungsbilder sind direkt als Vertrag anwendbar und beinhalten alle Passagen beziehungsweise Grundleistungen, die für die Projektabwicklung benötigt werden.

Für ein Hochbauprojekt beispielsweise kann der Auftraggeber mit einem Team bestehend aus einem Architekten, einem Tragwerksplaner sowie einem Fachplaner für Sanitär, Heizung, Lüftung und Elektrik die Planung eines solchen Projektes absolvieren.

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Bei besonderen Grundstückgegebenheiten muss möglicherweise noch zusätzlich ein Geotechniker engagiert werden, aber mehr braucht es nicht.

Zudem sind die Leistungsbilder mit Formel- und Tabellenwerten gekoppelt, anhand derer die Honorare relativ simpel berechnet werden können. Dazu gibt es ein Excelformular, in das man die Bewertungspunkte und die jeweils Bezug habende Bemessungsgrundlage eingibt und das Ergebnis wird automatisch berechnet. Zudem werde dem Anwender alle Leistungsphasen vorgerechnet und so eine kaufmännisch übersichtliche Grundlage erstellt.

Warum brauchen auch AuftraggeberInnen schon vor Ausschreibung solche Kalkulationen?

LECHNER
Im vergaberechtlichen Sinne darf das Verfahren erst nach Budgetgenehmigung begonnen werden. Daher muss der Bürgermeister, Gemeindesekretär oder ein Berater an Hand der ersten Projektüberlegungen auch eine erste Kostenabschätzung und daraus ein Planungsbudget ermitteln. Die Leistungsmodelle eignen sich daher auch um dazulegen, wie viel Budget benötigt wird, um überhaupt in ein Vergabeverfahren eintreten zu können.

Daraus ergeben sich die vergaberechtlich relevanten Vergabeschwellen: Wird ein Honorar von 60.000 Euro errechnet, kann laut Vergaberechtsbestimmungen eine Direktvergabe durchgeführt werden. Bei 150.000 Euro muss bereits ein anderes Verfahren verwendet werden und sollte der geschätzte Auftragswert 250.000 Euro betragen, findet ein europaweites Verfahren statt.
Das Budget stellt daher eine wesentliche erste Indikationsebene in der Frage der Verfahrensart dar.

„Der wesentliche Vorteil liegt darin, dass die trockenen Paragraphen des Bundesvergabegesetzes bereits als anwendungsfähige Texte zur Verfügung stehen.“
Univ.-Prof. DI Hans Lechner

Welche Auswirkungen haben die genauen Leistungsbeschreibungen in den Leistungsmodellen auf die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Beteiligten.

LECHNER:
Die neuen Leistungsbilder sind angepasst an die neueren Bearbeitungsmethoden wie CAD aber auch schon vorgerichtet für Building Information Modelling, also für jene integriert arbeitenden kollaborativen Werkzeuge, die heute in aller Munde sind und die für viele Planer auch noch selbst neu sind. Und sie beinhalten jene Leistungen die man definitiv braucht, um halbwegs friktionsfrei und ohne Hoppalas ein Projekt über die Runden zu bekommen.

Das war in den bisherigen Standardwerken noch nicht ausreichend berücksichtigt.

Ist damit auch geklärt: Wer macht was?

LECHNER:
Ja, das ist mit den neuen Leistungsbildern eindeutig geklärt. Das Zusammenspiel des Objektplaners mit dem Tragwerksplaner oder dem Haustechnikplaner ist in den Texten abgebildet. Auch zu Konfliktsituationen gibt es Kommentare.

Diese wurden passend zu den Langtextversionen, die beschreiben was man darunter zu verstehen hat, verfasst. Jedes einzelne Wort, das ja viel Inhalt und Bedeutung darstellen kann, ist in der Textfassung so beschrieben, so dass man sich weiter helfen und einen Konsens auch gesprächsweise herbeiführen kann.

Welche Auswirkungen haben die Leistungsmodelle für ZiviltechnikerInnen im Arbeitsalltag?

LECHNER:
Die Leistungsmodelle machen die Rationalisierungspotenziale, die jeder Einzelne individuell erarbeitet hat, vergleichbar. Zudem entsteht durch die Definition der Vokabeln im Gespräch mit Kollegen ein höheres Verständnisniveau. Es ist regelmäßig festzustellen, dass viele Techniker sprachlich nicht so gewandt und sattelfest sind, weil sie in Räumen und nicht in Worten denken. Leistungsmodelle sind daher auch ein gemeinsames Konsenspapier, um darzustellen, was man denn gemeinsam tut.

Vereinfachen die Leistungsmodelle auch Angebotslegungen?

LECHNER:
Natürlich, ja. Je gemeinsamer das Verständnis ist, desto einfacher ist die Angebotslegung für alle Beteiligten, desto geringer sind die Zentralkosten und desto mehr kann man sich der Projektarbeit widmen. Zudem verringert sich die Zeit für das Abschleifen von unklaren Formulierungen, die wir in vielen Verträgen immer wieder sehen.

Welche Auswirkungen hätte es auf die Gesamtabrechnungen, wenn man keine eindeutigen Leistungsmodelle verwendet?

LECHNER:
Die Folgen wären intensive, nachträgliche Honorarstreits und das Problem, dass Arbeit, Intensität und Intelligenz für Dinge verwendet werden, die dem Projekt nicht zu Gute kommen. Das ist der Nachteil, der dabei entsteht.

Wozu kann es führen, wenn AuftraggeberInnen Planungsleistungen nicht kostendeckend einkaufen?

LECHNER:
Bei manchen großen Projekten entstehen durch zu gering dotierte Planerverträge enorme Probleme. Die Kollegen können in diesen Fällen die notwendige Arbeit objektiv gesehen nicht mehr leisten, ohne in Konkurs zu gehen.

Es gibt sehr selten den umgekehrten Fall, dass zu viel verlangt wird. Dies führt auch zu einer Minderleistung und damit zu einer Verteuerung in der Bauabwicklung, denn die notwendigen Unterlagen stehen nicht in der notwendigen Qualität zur Verfügung.

Von manchen AuftraggeberInnen gibt es die Kritik, dass die Leistungsmodelle zwar richtig und wichtig seien, aber man würde sie manchmal in „abgespeckter Form“ benötigen.

LECHNER:
Die abgespeckte Form ist in diesen Modellen sogar enthalten. Beispielsweise kann im Bereich kleinerer Projekte ein eigens dafür geschriebenes Leistungsbild Architektur angewendet werden.

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Dieses habe ich bewusst und kompromisslos in der Kammer durchgesetzt, um das Feld der Kleinstprojekte, Einfamilienhäuser sowie Wohnungsumbauten wieder zu öffnen. Unter anderem aus Kostengründen wurden Leistungen herausgenommen, die über Jahrzehnte aus den Großprojekten in die Leistungsbilder hinein diffundiert sind. Während diese Leistungen bei mittleren Projekten von Bedeutung sind, sind sie bei Kleinprojekt nicht notwendig.

Welche Besonderheiten haben Vergabemodelle für die Vergabe von Architekturaufträgen?

LECHNER:
Also das war der am heftigsten diskutierte Teil des ganzen Projektes. Denn er wurde von den Kollegen sehr emotional besetzt. Wir haben intensive Debatten über den offenen und beschränkten Wettbewerb, den sogenannten Wettbewerb mit Auswahlverfahren geführt.

Wir haben auch diskutiert, warum der zweistufige Wettbewerb nicht inkludiert ist. Zweistufige Wettbewerbe werden meistens für größere Verfahren benötigt. Das sind bewusst die, die wir nicht ansprechen wollten, sondern in erster Linie die kleinen Projekte.

Das sagt man Kommunen oder kleineren öffentlichen AuftraggeberInnen, die immer noch Berührungsängste mit Architekturwettbewerben  haben?

LECHNER:
Aus gesellschaftspolitischen Gründen ist es vernünftig den offenen Wettbewerb anzuwenden, da das beste Projekt anonym aus der Reihe der eingereichten Vorschläge herausgefiltert wird.
Auf diesem Weg bekommen auch junge Büros oder Berufsanfänger eine Chance. In allen anderen Vergabeverfahren ist diese Chance dann meistens unterbunden, weil sie in den Kriterien Referenzen definieren, die ein Büroneugründer beispielsweise noch gar nicht vorweisen kann.  An dieser Stelle sei angemerkt, dass jeder Ziviltechniker eine Praxiszeit absolvieren muss, um überhaupt zur Ziviltechnikerprüfung zugelassen zu werden.

Diese Durchmischung des Markts und die Möglichkeit für neuen Kreative oder technisch konzeptiven Kräfte ist als Vorteil zu beurteilen. Ich habe aus über 100 Wettbewerben den persönlichen Eindruck bekommen, dass offene Wettbewerbe bessere Ergebnisse liefern, weil sich auch die „Stars“ anstrengen.

Es gibt das Vorurteil, dass Architekturwettbewerbe Projekte teurer machen. Stimmt das?

LECHNER:
Nein, wer ganz bewusste Ziele definiert, wird auch genau das bekommen. Sollten diese Ziele in den Kriterien der Auslobung abgebildet sein, dann können die überteuerten Projekte auch nicht mit dem 1. Preis ausgestatten werden, weil sie gegen die Kriterien verstoßen.

Welche Hilfe bieten die LM.VM bei den Zieldefinitionen von Projekten?

LECHNER:
Es ist absolut legitim vernünftige Kosten abzufragen. Es gibt ein eigenes Heft mit dem Titel “Projektentwicklung“ – der allgemein übliche Begriff für jene Phase vor dem Einsatz der Planer. Diese Projektentwicklung ist je nachdem, ob es ein Bestandgebäude ist oder ein Neubau ist, in unterschiedlichen Kapiteln gegliedert. Inhalt sind unter anderem die Erstellung des Raumprogramms oder der Masterplanstudie.

Beispielsweise haben wir für die UNO-City das Konferenzzentrum als Wettbewerb ausgeschrieben. Während der Bearbeitung der Auslobungsunterlagen bekam ich Zweifel, ob sich das überhaupt ausgehen kann. Zwei meiner Mitarbeiter haben deshalb innerhalb zwei Tagen einen Probeentwurf erstellt und wir haben entdeckt, dass die auszuschreibende Fläche mit 30.000 m² Konferenzareal dort nicht draufpasst.

Daraufhin bin ich mit den Plänen zu meinem Auftraggeber gegangen und habe ihm präsentiert, dass das Areal zu klein ist. Wir haben anschließend mit der UNO verhandelt, wie klein das Konferenzzentrum gemacht werden könnte, um es passend zu machen. Und das kleinere Projekt ist dann am Ende als Wettbewerb ausgeschrieben worden und hat tadellos funktioniert.

In welchem Kostenverhältnis stehen Projektentwicklung, Planung und Ausführung von größeren Projekten circa?

LECHNER:
Diese Vorbereitungsphase kann man in der Regel in etwa mit 0,3 bis 1 % der Gesamtkosten annehmen. 1 % beträgt die Entwicklung einer Zahnklinik in einem josefinischen Uraltkrankenhaus der Barockzeit mit 150 Meter Abstand von einem Stiegenhaus zum nächsten, denn dabei müssen wir überlegen, wo wir die zwei Stiegenhäuser überhaupt hineinschneiden. Selbstverständlich ist das teurer beziehungsweise aufwendiger wie die Frage, wie wir denn einen sinnvollen Turnsaal dazu basteln könnten.

Was bekommen AuftraggeberInnen mit einer qualifizierten Projektentwicklung?

LECHNER:
Der Auftraggeber bekommt das passendere und bessere Projekt. Zudem ist der Befassungsgrad der Kollegen im Wettbewerb deutlich qualifizierter. Wir haben die Projekte so durchgedacht und beschrieben, dass für den Anwender in der Abwicklung die geringsten Probleme auftreten werden.